Debit Note là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với các giao dịch xuất nhập khẩu? Hãy cùng chúng tôi khám phá về Debit Note trong bài viết này, bao gồm cả việc giới thiệu mẫu Debit Note thường được sử dụng trong xuất nhập khẩu.
1. Debit Note là gì?
Debit Note, hay còn được biết đến với tên gọi khác là “giấy báo nợ”, là một loại chứng từ thương mại phổ biến trong các giao dịch quốc tế. Trong ngữ cảnh tiếng Việt, Debit Note chính là “giấy báo nợ”. Đây là một loại chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa phát hành và gửi đến bên mua hàng với mục đích thông báo về các nghĩa vụ thanh toán liên quan đến các hóa đơn chưa được thanh toán hoàn toàn.
Debit Note cũng có thể được dùng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp phải thanh toán hoặc để cung cấp thông tin về các hóa đơn sắp tới. Trong một số trường hợp, “giấy báo nợ” có thể được tạo ra bởi bên mua và gửi đến bên bán khi có yêu cầu trả lại hàng hóa đã mua.
Thêm vào đó, Debit Note còn đóng vai trò như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo). Khi có lỗi xảy ra trong quá trình nhập liệu hoặc khi cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên, Debit Note sẽ được sử dụng. Trong tình huống này, Debit Note sẽ đi kèm với một lời giải thích chi tiết để đảm bảo sự minh bạch giữa hai bên.
2. Debit Note có bắt buộc không?
Việc áp dụng Giấy Báo Nợ (Debit Note) không phải là điều bắt buộc. Nhà cung cấp có thể tự quyết định có sử dụng Debit Note hay không. Loại giấy này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các giao dịch và cũng là một hình thức chứng từ cho bên mua để lưu trữ nội bộ. Do đó, việc sử dụng Debit Note là tùy thuộc vào sự lựa chọn của từng doanh nghiệp và không có quy định cụ thể phải sử dụng.
3. Debit Note được sử dụng trong trường hợp nào?
Debit Note thường được áp dụng trong các tình huống sau:
- Khi sản phẩm được nhận không đạt đến yêu cầu về chất lượng hoặc không khớp với đơn hàng ban đầu.
- Khi giá hoặc số lượng sản phẩm trên hóa đơn không đúng.
- Khi chi phí vận chuyển, thuế và các loại phí khác không được tính trong hóa đơn.
- Khi đối tác cung cấp gửi sai hàng hoặc số lượng hàng không đúng với yêu cầu.
- Khi hàng hóa bị hỏng hoặc mất trong quá trình vận chuyển.
- Khi bên bán nhận ra rằng họ đã tính thiếu tiền hoặc sai giá trong hóa đơn bán hàng trước đó, Debit Note sẽ thông báo về số tiền bị thiếu hoặc sai sót để bên mua có thể thanh toán bổ sung.
- Debit Note có thể được dùng để ghi nhận số tiền được hoàn lại cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
- Khi có lỗi trong quá trình nhập liệu hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên, Debit Note sẽ được sử dụng.
- Khi nhận được Debit Note, người bán hoặc người cung cấp cần kiểm tra lại thông tin trên đó và thực hiện việc trừ tiền tương ứng khỏi tổng số tiền mà người mua hoặc người nhận hàng cần thanh toán. Sau đó, họ cần cập nhật lại hóa đơn và gửi lại cho người mua hoặc người nhận hàng để tiếp tục quá trình thanh toán.
4. Mẫu Debit Note
Debit note chứa các chi tiết sau:
- Bên mua
- Bên bán
- Tên của sản phẩm
- Số tiền phải trả
Các chi tiết này giúp xác định rõ ràng về đối tượng và nội dung cần được nhắc nhở giữa hai bên.
5. Credit Note và Debit Note khác nhau ra sao?
Debit Note và Credit Note đều là những chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại, tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ ràng:
- Debit Note: Đây là chứng từ do người mua phát hành để yêu cầu người bán cung cấp Credit Note. Debit Note được sử dụng khi cần điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn do có lỗi trong dữ liệu. Nó chủ yếu liên quan đến việc tăng giá trị hóa đơn và nhắc nhở về việc thanh toán.
- Credit Note: Đây là chứng từ do người bán phát hành để giảm giá trị của hóa đơn đã xuất trước đó. Credit Note thường được sử dụng khi số tiền thực tế nhỏ hơn hoặc bằng số tiền được ghi trên hóa đơn. Nó chủ yếu liên quan đến việc giảm giá trị hóa đơn và trả hàng.
Như vậy, cả Debit Note và Credit Note đều đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh giá trị và thông báo nghĩa vụ thanh toán trong quá trình giao dịch.
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
